Il rapporto con il notaio inizia prima del momento della stipulazione dell’atto, affinché il cliente possa esporre compiutamente la propria volontà e avere i chiarimenti necessari. Quando il notaio si avvale di collaboratori, i quali possono intrattenere rapporti con le parti, ciò avviene sempre sotto la direzione e la responsabilità del notaio al quale personalmente le parti possono in ogni caso rivolgere le proprie richieste.

Anche nel contratto più semplice e ricorrente il notaio non si limita ad autenticare le firme, ma controlla che il contenuto del contratto sia adatto alla situazione giuridica e alla volontà di chi lo sottoscrive. In particolare, quando il documento è predisposto da una delle parti (per esempio il mutuo da stipularsi con una Banca) o da terzi (per esempio la procura preparata da una agenzia di pratiche automobilistiche) il notaio deve richiamare l’attenzione delle parti sulle clausole che possano risultare particolarmente onerose.

Il notaio, per legge, non può fare l’interesse di una delle parti contraenti a danno di altre; perciò non può, ad esempio, tacere l’esistenza di una ipoteca o di un privilegio sul bene che si compra, oppure inserire nei patti di una società una clausola gravosa per uno dei soci senza illustrarne gli effetti. Tale dovere di imparzialità esiste anche quando il notaio è scelto da una delle parti (tale scelta spetta, di regola, a chi si fa carico di pagarne il costo).

Il notaio ha il compito di informare, con semplicità e compiutezza, le persone che si rivolgono a lui di tutti i loro diritti, affinché possano esigerne il puntuale rispetto senza soggezioni né timori.

Il cliente ha diritto di scegliere liberamente il notaio. L’intervento nell’operazione di altri professionisti, mediatori e agenti, non deve influenzare la libera scelta del notaio da parte del cliente.

Il notaio, quale professionista esperto in determinati settori, in particolare trasferimenti immobiliari, successioni a causa di morte, atti societari, e quale soggetto investito dallo Stato di particolari attività obbligatorie nell’interesse della collettività (riscossione di tributi conseguenti agli atti che riceve, depositi e comunicazioni ai pubblici registri), una volta individuate le esigenze pratiche, consiglia agli interessati la soluzione migliore per realizzarle. Quando, come spesso accade, lo scopo può essere raggiunto in più modi, il notaio, nel prospettare le diverse opportunità, assicura trasparenza e conoscibilità dei contenuti ed effetti dell’atto, nonché la piena informazione al cliente dei prevedibili costi, sia tributari che professionali.

Il notaio avverte le parti:

• della inutilità economica di stipulare determinati atti;
• dei pericoli e delle conseguenze che possono derivare da scelte condizionate dalla volontà di risparmio fiscale;
• della possibilità di rivolgersi ad altri uffici per il compimento di semplici formalità per le quali il notaio non è indispensabile.

Il linguaggio impiegato negli atti notarili risulta spesso di difficile comprensione. In proposito è in atto uno sforzo per svecchiare e semplificare la terminologia là dove questo è possibile. Quando invece è indispensabile utilizzare termini tecnici, sarà cura del notaio dare ai clienti ogni chiarimento necessario. Il notaio non esaurisce la sua attività con la firma del contratto, ma cura che tutte le necessarie e opportune operazioni successive avvengano nel più breve tempo possibile. Infine al cliente viene consegnata la copia dell’atto il cui originale sarà conservato e custodito dal notaio. In particolare gli atti di trasferimento di immobili devono contenere:

• l’indicazione del precedente passaggio di proprietà e, possibilmente, l’elencazione dei passaggi di proprietà intervenuti negli ultimi vent’anni;
• l’indicazione dei vincoli e dei limiti alla alienabilità del bene;
• una chiara identificazione del bene venduto, possibilmente corredata da disegni comprendenti anche gli accessori (cantina, solaio, box, altro). Non possono invece essere contenute in questi atti clausole che limitino il dovere del notaio di verificare che il bene venduto sia libero da ipoteche, pignoramenti o altri vincoli.

Quanto viene corrisposto al notaio comprende sia la retribuzione della sua prestazione professionale, sia il rimborso delle imposte, tasse, diritti, e altre spese che la pratica comporta. Queste ultime anticipazioni possono essere (specie per le operazioni immobiliari) di importo elevato e il notaio, quando l’atto è stato stipulato, è obbligato a pagarle in proprio. Per questa ragione il notaio può rifiutare la propria prestazione se non gli vengono messe a disposizione le somme necessarie.

Il cliente ha il diritto di conoscere il dettaglio analitico delle spese che il notaio deve sostenere nel suo interesse anche se nella fattura sono esposte sinteticamente. La richiesta di preventivi può essere soddisfatta con precisione solo quando il notaio possieda tutti gli elementi e tutta la documentazione necessaria per valutare la pratica.

Va ricordato peraltro che, come per ogni altra prestazione professionale, il criterio del costo non è quello migliore per orientare la scelta. I Consigli Notarili (Organi locali di disciplina e di vigilanza sui notai), quando ne vengono richiesti, hanno il dovere di verificare la congruità delle parcelle dei notai.

Il notaio garantisce la validità e l’efficacia dell’atto: non può garantire la convenienza economica dell’affare. Con l’ausilio del notaio possono essere stabilite più appropriate garanzie a tutela degli interessi dei clienti.

Il notaio assume il rischio naturalmente insito in qualsiasi attività professionale che copre con adeguata assicurazione per la responsabilità civile. Qualora si verifichi un danno e sia accertato che esso dipende da colpa del notaio, i Consigli Notarili sorvegliano che egli non si sottragga ai propri obblighi di risarcimento.